Politique de confidentialité de Volkswagen Ste-Agathe

19 Septembre 2023

(art.3.2LP)

Le respect de la confidentialité des renseignements personnels est un enjeu au centre des préoccupations de Volkswagen Ste-Agathe. Ainsi, nous nous engageons à respecter la présente Politique de confidentialité (ci-après « Politique ») afin de garantir un haut degré de protection des renseignements collectés auprès des utilisateurs de l'un ou l'autre de nos services. Nous nous engageons également à mettre en place des pratiques cohérentes relatives à la protection des renseignements personnels et à clairement communiquer ces pratiques.

Cette Politique s'applique aux utilisateurs (ci-après « vous ») des services offerts par Volkswagen Ste-Agathe (ci-après « nous ») notre site Internet, soit vwsteagathe.com et en succursale.

Cette Politique décrit les différentes situations dans lesquelles Volkswagen Ste-Agathe procède à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation des renseignements personnels des utilisateurs.

1. Consentement

1.1. Renseignement personnel

En naviguant sur notre site Internet, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d'être lié par toutes les clauses contenues dans la présente Politique de confidentialité, telle que publiée sur notre site Internet. Vous affirmez également être majeur selon la législation canadienne et québécoise en vigueur ou être légalement autorisé à naviguer sur le présent site. Si vous n'êtes pas d'accord avec l'un ou l'autre des clauses prévues aux présentes ou que vous n'êtes pas autorisé à naviguer sur notre site, il est de votre responsabilité de ne plus y naviguer.

En fournissant volontairement des renseignements personnels à votre sujet sur notre site internet, vous consentez implicitement à ce que nous collections, communiquions, utilisions et conservions ces données aux fins des fins pour lesquelles vous avez initialement consenti de les fournir pour la durée nécessaire à la réalisation de ces dites fins. (Art. 8.3 et 14 LP) Seuls les renseignements personnels nécessaires sont collectés, communiqués, utilisés et conservés à moins que la loi n'autorise un autre traitement.

Avant toute utilisation de renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont initialement été communiqués, nous nous engageons à obtenir votre consentement. (art. 12 LP)

1.2. Renseignement personnel sensible

Pour la collecte et l'utilisation de Renseignements personnels sensibles, chaque utilisateur devra fournir un consentement exprès sans quoi nous ne serons pas autorisés à utiliser ces renseignements. Aux fins de la présente Politique et tel que défini à l'article 12 al.4 (2) Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel est sensible « lorsque, de par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée. »

Vous pouvez complètement refuser de nous fournir un ou plusieurs renseignements personnels sensibles demandés auquel cas il est possible que nous ne puissions pas vous fournir certains services qui requiert les renseignements en question.

1.3. Retirer son consentement

À tout moment, pour retirer votre consentement à une quelconque modalité relative à la gestion de vos renseignements personnels par Volkswagen Ste-Agathe, vous n'avez qu'à remplir le formulaire de Préférences de communication. Veuillez noter qu'il est parfois impossible de retirer votre consentement si nous sommes liés par des exigences légales ou contractuelles.

2. Collecte de renseignements personnels

2.1. Formulaires

La collecte de renseignements personnels se fait par le biais de formulaires, que ce soit un formulaire électronique ou un formulaire papier. Nous utilisons ces formulaires pour :

Nom
Adresse électronique
Numéros d'identification
Numéro de téléphone
Adresse physique
Date de naissance
Numéro d'assurance sociale
Information de paiement (carte de crédit ou autre mode de paiement)
Le/Les véhicules d'intérêt
Budget estimé pour l'achat d'un véhicule en dollars par mois
Indiquer s'il possède un véhicule
Cote de crédit estimée
Intérêt par une option à zéro dollar d'acompte
Type de résidence
Montant de son hypothèque ou de son loyer mensuel
Occupation
Revenu par mois avant taxes/déductions

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis au travers de formulaires et grâce à l'interactivité établie entre vous et notre site Web. Nous utilisons également, comme indiqué dans la section suivante, des fichiers témoins et/ou journaux pour réunir des informations vous concernant.

L'utilisateur peut choisir de ne pas fournir les renseignements personnels demandés. Toutefois, il est possible qu'il ne puisse pas avoir accès aux services demandés.

2.2. Journaux de connexion

Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux (log file) et de fichiers témoins (cookies). Il s'agit principalement des informations suivantes :

Votre recherche Internet
Votre adresse IP
Le type et la langue de votre navigateur
La date et l'heure de votre connexion
Les pages que vous avez visitées
Un ou plusieurs cookies permettant d'identifier votre navigateur

Si vous fournissez volontairement des renseignements personnels lors de votre connexion à notre site, ils seront associés aux renseignements non personnels collectés dans les journaux de connexion. L'ensemble de ces renseignements peuvent ensuite être partagés avec le concessionnaire.

2.3. Témoins de connexion

Pour être en mesure de vous offrir certains de nos services, nous pouvons aussi être amenés à collecter de l'information par l'entremise de témoins de connexion (aussi appelés « cookies »). Les témoins de connexion sont de petits documents contenant de l'information échangée entre un navigateur et un serveur internet lorsqu'un utilisateur visite un site Internet. Lorsque vous visitez notre site internet, nous transmettons un ou plusieurs types de cookies à votre ordinateur ainsi que des cookies de services connexes ou tiers.

Certains cookies nous permettent de collecter des renseignements non personnels qui ne permettent pas d'identifier, de localiser ou d'effectuer du profilage qui peuvent être activés lors de votre visite. Ces cookies permettent, entre autres, à tous les utilisateurs dans leur ensemble de naviguer efficacement sur le site Internet, d'analyser et compiler des données sur les fonctionnalités utilisées par les utilisateurs dans leur ensemble, d'améliorer la performance de notre site Internet de mesurer l'engagement des utilisateurs envers un contenu spécifique, de faire le suivi des conversions et de gérer les campagnes marketing et publicitaires.

Nous utilisons également les témoins de connexion qui permettent de collecter, d'identifier ou de localiser un utilisateur et/ou d'effectuer du profilage. Ces témoins de connexion seront désactivés par défaut. Chaque utilisateur devra donc activer ces témoins lorsqu'une telle action sera requise en entrant sur notre site Internet. En activant ces témoins de connexion, vous nous aidez à vous offrir un service de qualité. En refusant d'activer ces témoins, nous ne pouvons pas garantir que vous aurez accès à l'expérience client attendue.

Plus précisément, ces témoins permettent, entre autres, de personnaliser l'expérience de chaque utilisateur, d'analyser le comportement des utilisateurs et de fournir de la publicité ciblée.

2.3.1. Renseignements recueillis à l'aide des témoins de connexion

Les témoins de connexion permettent de recueillir des renseignements concernant votre navigation, et plus précisément :

Informations de Base : Les cookies peuvent stocker des informations de base telles que l'adresse IP de l'utilisateur, le type de navigateur, le système d'exploitation, la résolution d'écran et la localisation approximative.

Identifiant de session : Les cookies de session sont temporaires et sont utilisés pour maintenir l'état de la session de l'utilisateur. Ils peuvent stocker un identifiant unique qui permet au serveur de reconnaître l'utilisateur pendant sa visite sur le site.

Préférences des utilisateurs : Certains cookies sont utilisés pour stocker les préférences de l'utilisateur, comme la langue préférée, le thème du site ou les paramètres de mise en page.

Historique de navigation : Les cookies peuvent enregistrer les pages visitées par l'utilisateur, les clics effectués et les actions entreprises sur le site. Cela peut être utilisé pour générer des analyses de l'activité de l'utilisateur.

Informations d'authentification : Les cookies peuvent stocker des informations d'authentification temporaires, ce qui permet à l'utilisateur de rester connecté au site sans avoir à saisir à nouveau ses informations d'identification.

Préférences publicitaires : Les cookies utilisés à des fins publicitaires peuvent enregistrer les préférences de l'utilisateur en matière de publicités, telles que les types de publicités préférés ou les produits consultés.

Données de réseaux sociaux : Certains cookies sont utilisés pour suivre les interactions sociales de l'utilisateur sur les réseaux sociaux, notamment les boutons de partage et les commentaires.

Données de conversion : Les cookies peuvent suivre les actions de l'utilisateur, comme l'inscription à une newsletter ou l'achat d'un produit, afin de mesurer l'efficacité des campagnes marketing.

Données de suivi : Les cookies de suivi peuvent enregistrer les sites web visités par l'utilisateur et les activités de navigation, ce qui peut être utilisé pour générer des profils d'intérêts et pour diffuser des publicités ciblées.

2.3.2. Type de témoins de connexion utilisés

Nous utilisons différents témoins de connexion listés dans la présente sous-section.

Les témoins de connexions sont soit temporaires ou permanents. Les témoins de connexion temporaires sont enregistrés dans votre appareil uniquement pendant que vous naviguez sur notre site Internet puis ils sont automatiquement supprimés lorsque vous fermez votre navigateur. Les témoins de connexion permanents ne sont pas supprimés lorsque vous fermez votre navigateur. Grâce aux témoins de connexion permanents, nous pouvons enregistrer vos préférences.

2.3.3. Modifier vos préférences en matière de cookie

Seuls les témoins de connexion nécessaires sont activés par défaut. Chaque utilisateur a ensuite la faculté d'autoriser ou de refuser les autres témoins de connexion. Pour modifier votre consentement concernant l'utilisation de témoins de connexion, veuillez cliquer sur le lien suivant Préférences de témoins (cookies) ou sur l'onglet Préférences de témoins (cookies) affiché dans le bas de notre site Internet. Il est à noter que lorsque vous n'autorisez pas l'un ou l'autre des témoins de connexion, la qualité du service que vous recevrez risque de ne pas être optimale.

Vous pouvez également modifier vos préférences en ce qui a trait aux témoins de connexion par l'entremise des réglages de votre navigateur ou de votre appareil électronique.

2.4. Communications de l'utilisateur avec nous

Lorsque vous envoyez un courriel ou toute autre communication à Volkswagen Ste-Agathe, nous pouvons les conserver afin de traiter vos demandes, répondre à vos questions et améliorer nos services.

2.5. Autre collecte de renseignements

En succursale

Nous recueillons également des renseignements personnels en succursale. En effet, lorsque vous rencontrez l'un de nos représentants, vous serez amené à répondre à certaines questions afin d'avoir les renseignements requis pour nous permettre de vous offrir un service. Par exemple, nous pourrions vous demander vos coordonnées, des informations relatives au paiement ou toute autre information pertinente pour l'achat d'un véhicule.

Via notre programme de loyauté

Nous collectons certains renseignements personnels lorsque vous participez à l'un de nos programmes de loyauté. Au moment de vous inscrire à ce type de programme, vous fournissez volontairement des renseignements personnels tels que vos coordonnées afin que nous puissions vous communiquer des offres de récompenses.

3. Utilisation et traitement des renseignements personnels

Nous utilisons uniquement les renseignements personnels pour les fins pour lesquelles un utilisateur a consenti à ce qu'ils soient collectés. Nous ne louons, vendons, ni partageons aucun renseignement personnel au sujet des utilisateurs de nos sites.

Nous pouvons avoir besoin de renseignements personnels dans les situations suivantes, par exemple:

Établir un dossier lors de l'acquisition d'un véhicule.
Établir, maintenir et améliorer notre relation avec vous et vous proposer des offres, des programmes publicitaires ou du matériel de promotion sur nous et nos produits et services.
Entrer en contact avec vous pour vous fournir de l'information concernant votre achat, location, garantie ou programme d'entretien.
Respecter nos exigences légales
Honorer nos ententes contractuelles concernant les commandes de marchés ou les services
Effectuer des analyses afin d'améliorer nos produits et services

4. Communication des renseignements personnels

Nous nous réservons le droit de partager vos renseignements personnels avec certaines sociétés affiliées, vendeurs, agents, ou autres sociétés ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte dans le but de vous offrir des produits et services personnalisés, incluant le financement. Nous communiquons également des renseignements personnels, entre autres, lorsque nous avons obtenu votre consentement, pour effectuer l'audit, la recherche et l'analyse afin d'assurer la maintenance et l'amélioration de nos services, pour assurer la maintenance technique de notre réseau et pour développer de nouveaux services.

4.1. Communication dans le cadre d'une transaction commerciale

De plus, Volkswagen Ste-Agathe peut partager des renseignements que vous avez volontairement fournis à l'occasion d'une transaction commerciale ce qui inclut notamment les opérations de modification de la structure juridique de l'entreprise visée par voie de fusion, d'acquisition ou autrement. Toute autre forme d'aliénation ou de location en tout ou en partie des actifs de l'entreprise, le processus de demande de prêt, de sûreté ou de financement par l'entreprise visées sont également des transactions commerciales. Dans le cadre d´un tel événement, vous serez avertis préalablement au transfert de vos renseignements personnels et vous serez mis au courant de la nouvelle politique de confidentialité qui leur sera applicable. (Art. 18.4 LP)

4.2. Communication à une tierce partie

Il se peut aussi que nous partagions avec des tiers certains renseignements non personnels sous forme collective, par exemple, le nombre d'utilisateurs ayant cherché un modèle de voiture spécifique ou ayant cliqué sur une annonce particulière. Ces informations ne permettent pas de vous identifier.

Nous pouvons également transmettre des renseignements personnels collectés par l'un de nos formulaires directement à un CRM ou à un gestionnaire de programme digital du manufacturier, soit de tierces parties. Les tierces parties ont leur propre politique de confidentialité en ce qui concerne les renseignements personnels que nous leur fournissons. Nous vous invitons à consulter leur politique de confidentialité pour connaître leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels puisque dès que vous quittez notre site Internet, vous êtes soumis aux politiques et conditions du site Internet tiers. Veuillez garder en tête que certaines tierces parties peuvent être localisées à l'extérieur du Québec ou du Canada et donc être assujetties à d'autres lois en ce qui concernent la protection de vos renseignements personnels.

Nous pouvons également fournir des renseignements personnels en réponse à des procédures juridiques valides telles que des assignations, mandats de perquisition et ordonnances d'un tribunal, ou pour établir ou exercer nos droits ou nous défendre contre des poursuites légales, ou dans toute autre circonstance prévue par la loi.

Il est également possible que nous puissions divulguer tout renseignement personnel que nous recueillons, utilisons ou recevons si la loi l'exige ou l'autorise. (art. 18 et ss LP)

4.3. Communication de renseignements personnels provenant des sites Internet affiliés

Certains de nos services sont proposés en relation avec d'autres sites Internet. Les renseignements personnels que vous communiquez à ces sites sont susceptibles d'être envoyés à Volkswagen Ste-Agathe pour que le service soit assuré. Ces renseignements sont traités conformément à la présente Politique. Les sites affiliés peuvent avoir des pratiques de confidentialité différentes, c'est pourquoi nous vous recommandons d'en prendre connaissance.

5. Conservation et destruction des renseignements personnels

De prime abord, nous conservons les renseignements personnels durant la période pour laquelle nous en avons besoin afin d'offrir le service demandé par l'utilisateur, soit pour la finalité pour laquelle l'utilisateur a consenti à fournir lesdits renseignements. Si un consentement a été donné pour plusieurs finalités, nous conserverons les renseignements jusqu'à l'accomplissement de la finalité qui nécessite la plus longue période sans pour autant l'utiliser pour une autre fin que celles pour lesquelles le consentement a été donné.

Nous conservons également ces renseignements pour toute période requise pour se conformer à nos obligations légales.

5.1. Destruction ou anonymisation

Lorsque les renseignements personnels ont été utilisés pour les fins pour lesquelles l'utilisateur avait donné son consentement, nous procéderons à l'anonymisation ou à la destruction des renseignements tout en respectant les délais de conservation prévus par la loi (23 LP).

6. Sécurité et confidentialité des renseignements personnels

Nous prenons toutes les mesures de sécurité nécessaires pour éviter tout accès non autorisé, modification, divulgation ou destruction des données. Ces mesures comprennent notamment la réalisation d'audits internes sur la collecte, la conservation, le traitement des informations et les mesures de sécurité, physiques ou logicielles, destinées à empêcher tout accès non autorisé aux systèmes dans lesquels sont conservées les renseignements personnels. (art. 10 LP) Les informations personnelles sont chiffrées au repos et toujours chiffrées lors des sauvegardes.

Pour assurer la sécurité de vos données personnelles, nous mettons en application des mesures de précaution conformes aux standards de l'industrie afin de prévenir la perte, le mauvais usage, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction inappropriée de ces informations.

Lorsque vous nous confiez des données relatives à votre carte de crédit, celles-ci sont chiffrées. Bien que la transmission de données sur Internet ou leur stockage électronique ne puisse être garantie comme étant 100 % sûre, nous nous conformons aux exigences de sécurité de l'industrie et appliquons des mesures de sécurité supplémentaires reconnues au sein de l'industrie.

Nous utilisons le déchiffrage TLS et utilisons un protocole sécurisé SSH lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire en ligne. Afin de conserver les données de manière sécurisée, nous utilisons des bases de données MySQL basées exclusivement au Québec dont l'accès est restreint. En outre, avec le consentement du visiteur, dans le but de comprendre le comportement des utilisateurs sur nos sites ainsi que bien cerner leur intérêts envers nos divers modèles de véhicules offerts sur notre site, nous pouvons parfois associer un identifiant unique à chaque utilisateur contenant des informations personnelles identifiables (PII), qui incluent, mais ne sont pas limitées à, l'adresse IP, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone. Cet identifiant unique est aussi stocké de manière sécurisée dans une base de données MySQL située au Québec.

L'accès aux renseignements personnels est strictement réservé aux employés, aux mandataires, sous-traitants et agents agissant pour le compte de Volkswagen Ste-Agathe qui ont besoin d'y accéder afin d'exploiter, de développer ou d'améliorer nos services. Ces personnes sont liées par des obligations de confidentialité et sont susceptibles de faire l'objet de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement et aux poursuites judiciaires, en cas de manquement à ces obligations. (art. 20 LP) Afin de contrôler les accès aux renseignements personnels, chaque personne autorisée à accéder à des renseignements personnels possède un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Toutefois, il est important de garder en tête qu'aucun système de collecte, de communication ou de conservation des données ne peut garantir que la sécurité sera garantie à 100%. Il est donc également de votre responsabilité de vous assurer que vos informations sont transmises en toute sécurité, notamment en nous avisant si vous doutez que la sécurité de vos renseignements est en péril (Voir la section 11 pour les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels).

7. Droit des utilisateurs relatifs aux renseignements personnels divulgués

Un utilisateur peut, en tout temps, faire une demande d'accès ou de rectification du dossier dans lequel se trouve les renseignements personnels que nous détenons à son sujet si un renseignement est inexact, incomplet ou équivoque. Nous désirons obtenir des renseignements exacts afin de vous offrir le meilleur service. N'hésitez pas à faire une demande d'accès ou de rectification en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 11). Cette demande doit se faire par écrit et doit contenir une preuve qui permet de confirmer l'identité de l'utilisateur ou de son représentant. (art. 30 LP)

Un utilisateur peut également demander plus d'informations sur l'utilisation que nous faisons des renseignements personnels.

Tout utilisateur peut demander que lui soient communiqués les renseignements personnels informatisés que nous détenons à son sujet dans un format technologique accessible et lisible. (art. 27 LP)

Un utilisateur peut aussi demander que nous supprimions des renseignements que nous ne jugeons plus nécessaires pour accomplir les fins pour lesquelles ils ont été fournis et consenti ou qui n'ont plus de fondement juridique à leur utilisation.

Tel que mentionné précédemment, tout utilisateur peut également modifier son consentement quant à l'utilisation des renseignements personnels.

Un utilisateur peut également faire une plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 11) et demander que nous limitions l'utilisation de ses renseignements pendant le traitement de ladite plainte.

Un utilisateur a également le droit de demander de ne pas être soumis à une décision uniquement fondée sur un traitement automatisé de ses renseignements personnels Incidents relatifs aux renseignements personnels.

Si nous avons des motifs de croire qu'un incident qui touche les renseignements personnels des utilisateurs s'est produit, nous nous engageons à prendre des mesures raisonnables pour limiter les risques de préjudices et à être proactif dans la création de mesures préventives.

Si nous jugeons qu'un préjudice sérieux pourrait résulter d'un incident relatif aux renseignements personnels, nous aviserons la Commission d'accès à l'information ainsi que tout utilisateur dont les renseignements personnels sont touchés par l'incident selon les modalités prévues par la loi. (art. 3.5 LP)

Nous nous engageons également à tenir un registre des incidents de confidentialité (art. 3.8 LP)

8. Liens vers d'autres sites

Lorsqu'un utilisateur clique sur un lien qui le mène vers un site Internet qui ne nous appartient pas, il est de sa responsabilité de vérifier la politique de confidentialité et celle relative aux témoins de connexions applicables au site en question. La présente Politique s'applique uniquement à notre site Internet et nous ne sommes pas responsables du contenu des sites Internet tiers.

9. Politiques de confidentialité de tierces parties

En interagissant avec les vidéos YouTube sur ce site web, les utilisateurs acceptent d'être liés par les Conditions d'utilisation de YouTube. Veuillez également vous référer à la Politique de confidentialité de Google.

10. Modification à la Politique

Veuillez noter que la présente Politique est susceptible d'être modifiée à tout moment. Aucun changement, même mineur, entraînant une diminution de vos droits aux termes des présentes ne pourra avoir lieu sans votre consentement exprès.

Indépendamment de ce qui précède, toute modification apportée à cette Politique fera l'objet d'une publication sur cette page. La date de la mise à jour de la Politique sera indiquée dans le haut de la page. (art. 8.2 LP)

11. Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels

Le Directeur général de Volkswagen Ste-Agathe a été désigné comme responsable chez Volkswagen Ste-Agathe pour la protection des renseignements personnels. Pour toute question ou commentaire, veuillez communiquer avec la personne responsable en utilisant l'une ou l'autre des options suivantes: (art. 3.1 LP)

Responsable de la confidentialité : Yan Deroy
Par courriel: resprenseignements@vwlaurentides.com

Merci de faire confiance à Volkswagen Ste-Agathe.

Plan de conservation et de destruction

Volkswagen Ste-Agathe (« Nous ») reconnaît l'importance d'encadrer la conservation et la destruction des renseignements personnels de ses employés mais aussi de ses clients (actuels et passés), de ses fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités.

Objectif et Champ d'application

Le présent Plan de conservation et de destruction (« Plan ») vise à catégoriser les documents à conserver en fonction de leur finalité ainsi que leur délai de conservation respectif et doter Volkswagen Ste-Agathe de règles qui lui permettront d'assumer efficacement la gestion de ces documents durant tout leur cycle de vie.

Le présent Plan s'applique à l'ensemble des documents produits ou reçus par Volkswagen Ste-Agathe dans l'exercice de ses fonctions ou par toute autre personne à qui nous avons confié le mandat d'agir pour notre compte et ce, peu importe le support utilisé, le tout conformément aux exigences posées par le cadre légal auquel nous sommes assujettis. Le présent Plan s'applique non seulement à tout document, mais aussi aux données qui y sont liées.

Catégorie des documents

Entre autres les contrats de vente, bons de réparation, ententes de service, informations personnelles de nos employés, conventions entre commerçants etc …

Conservation des documents

Les documents devant être conservés par Volkswagen Ste-Agathe seront entreposés dans nos archives à accès limités et sur un Cloud infonuagique.

Les documents peuvent être conservés sous forme imprimée, numérisée ou électronique, en s'assurant du respect des exigences légales et des normes de l'industrie, lorsqu'applicables. De plus, puisqu'il pourrait arriver que certains de ces documents doivent être déposés devant les tribunaux et doivent alors se conformer aux exigences légales afin de pouvoir être admis en preuve, ces documents seront conservés en respectant les exigences du Code civil du Québec et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information.

Destruction des documents

Les documents seront conservés jusqu'à l'expiration des délais prévus à l'Annexe du présent Plan. Ces documents pourront ensuite être éliminés des supports informatiques utilisés dans le cadre de l'administration de Volkswagen Ste-Agathe et, dans le cas des informations sur support papier, déchiquetés selon un processus sécuritaire.

Responsable de l'application et de la mise à jour

Yan Deroy / Directeur général et responsable des renseignements personnels.

Date du plan 22 septembre 2023

Politique de confidentialité de Volkswagen Ste-Agathe

Volkswagen Ste-Agathe (« Nous ») est soucieux de la protection de votre vie privée et des renseignements personnels collectés via son site Internet ou tout autre moyen technologique, utilisés ou communiqués à des tiers à l'occasion de ses activités.

La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec. Elle s'applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci.

Responsabilité

Volkswagen Ste-Agathe est responsable de la protection des renseignements personnels qu'il détient ou qu'il confie, le cas échéant, à un tiers.

À ce titre, nous nous assurons que nos employés, mais aussi les tiers avec qui nous partageons vos renseignements personnels protègent la confidentialité de ceux-ci et ce, quelle que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Renseignements personnels que nous recueillons

Afin de pouvoir vous offrir le meilleur service, nous recueillons les renseignements personnels dont nous avons besoin pour ce faire.
Voici les renseignements personnels recueillis par le concessionnaire : nom, prénom, adresse postale, courriel, téléphone, adresse IP, type de navigateurs, nom de domaine, numéro de carte de crédit, numéro de permis de conduire, données sur le financement, données sur le véhicule, centres d'intérêt, etc.

Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis uniquement pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous.

Les informations sur les renseignements personnels sont recueillies : pour recommander des contenus pertinents / accompagner les visiteurs et clients dans leurs démarches / comprendre les besoins des visiteurs ou clients et améliorer les services / transmettre des avis en lien avec le véhicule automobile / envoyer des offres promotionnelles, etc.

La concessionnaire fait la collecte des renseignements personnels grâce aux moyens qui suivent: formulaire (papier, électronique) ; applications mobiles, réseaux sociaux, cookies ; section « contact » etc.

Le concessionnaire a recours à des fichiers témoins ou encore à des mesures d'analyse Web (Google Analytics, par ex.)

Consentement - Collecte, Utilisation et Communication

Volkswagen Ste-Agathe obtient votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer à des tiers vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi.

En aucun cas, nous n'utilisons ni ne communiquerons vos renseignements personnels sans votre consentement à moins que nous devions le faire en vertu de la législation applicable.

Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d'avis aux instances gouvernementales appropriées.

Mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité appropriées à la nature de ceux-ci et ce, afin d'éviter qu'une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu'elle n'y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu'ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l'entente conclue avec lui.

Accès et rectification à vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.

De plus, vous pouvez soumettre une demande

d'accès à vos renseignements personnels;
de rectification de vos renseignements personnels.
de retrait de votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels,
de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation

en vous adressant à Yan Deroy notre directeur général par courriel au resprenseignements@vwlaurentides.com

Nous contacter

Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à Yan Deroy notre directeur général par courriel au resprenseignements@vwlaurentides.com

Date de la politique 22 septembre 2023

Rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels

Volkswagen Ste-Agathe (« Nous ») reconnaît l'importance d'adopter des règles de gouvernance à l'égard des renseignements personnels que nous détenons sur notre clientèle (actuelle et passée), nos employés, nos fournisseurs et toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités et ce, tout au long du cycle de vie de ces renseignements.

À ce titre, le présent document vise à présenter les rôles et responsabilités de chacun des membres de Volkswagen Ste-Agathe tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.

Dirigeant -- Personne ayant la plus haute autorité

Le dirigeant de Volkswagen Ste-Agathe est le premier responsable de la protection des renseignements personnels. Il doit veiller à assurer le respect et la mise en œuvre du cadre juridique applicable aux renseignements personnels. Il est responsable de la performance de l'entreprise et il en répond.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est le gestionnaire de la protection des renseignements personnels au sein de Volkswagen Ste-Agathe, mais aussi à l'égard de ceux confiés à un tiers. Il a aussi pour rôle de promouvoir le droit au respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels au sein de Volkswagen Ste-Agathe.

À ce titre, il a pour responsabilités de :

Conseiller la direction de Volkswagen Ste-Agathe en matière de protection des renseignements personnels
Participer à l'établissement de la position organisationnelle en matière de protection des renseignements personnels
Établir et mettre en œuvre les politiques et pratiques encadrant la gouvernance de Volkswagen Ste-Agathe à l'égard des renseignements personnels et, veiller à leur révision périodique
Assurer un recensement des renseignements personnels et participer à leur catégorisation selon le niveau de sensibilité pour l'application de mesures de sécurité appropriées; coordonner la confection de l'inventaire et de la cartographie des renseignements personnels et des politiques applicables au sein de Volkswagen Ste-Agathe.
S'assurer que les mesures de sécurité propres à protéger les renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support sont documentées et mises en œuvre.
Intervenir à toute étape d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée d'un projet visant un système d'exploitation ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels.
Être consulté lors de l'évaluation du risque qu'un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité.
Tenir les registres de communications de renseignements personnels, incluant en cas d'incident de confidentialité.
Être avisé en cas d'incident de confidentialité survenu chez un mandataire ou l'exécutant d'un contrat de service ou d'entreprise.
Procéder (seul ou avec les services concernés) à l'inventaire des contrats avec des fournisseurs, prestataires externes et, le cas échéant, les réviser.
Effectuer toute vérification relative à la confidentialité des renseignements personnels confiés à un tiers.
Répondre aux demandes d'accès aux renseignements personnels, de rectification, aux plaintes.
Prêter assistance au demandeur à comprendre la décision de lui refuser -- en tout ou en partie -- l'accès ou la rectification d'un renseignement personnel.
Mettre en place des formations, des mécanismes de sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein de Volkswagen Ste-Agathe.
Répondre aux demandes de la Commission d'accès à l'information.

Secteur des ressources informatiques

Mise à jour du pare-feu et antivirus faite quotidiennement.

Changement périodique de tous les mots de passe de comptes types « administrateur » pour les serveurs et applications fait par notre sous-traitant Riopel Consultant Informatique.

Mise à jour de nos mots de passe sur Google admin et Google my business.

Secteur des ressources humaines

Voici le rôle du secteur des ressources humaines en termes généraux : embauche et renseignements bancaires concernant les membres du personnel, gestion de la paie, vérification des antécédents judiciaires, convention collective, assurance.

Faire un inventaire des renseignements personnels détenus par chacun des services liés aux ressources humaines / faire un inventaire de la documentation transmise aux employés quant à la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels / déterminer les accès attribués à un employé, et ce, en fonction de son rôle au sein du secteur des ressources humaines / s'assurer que les employés attestent, selon une fréquence déterminée, avoir pris connaissance des différentes politiques et procédures applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Les unités détentrices et utilisatrices des renseignements personnels

Responsable de la protection des renseignements personnels : Yan Deroy

Collecte des informations de la clientèle : Contrôleur / Commis aux payables / Commis aux recevables / Directeur des ventes / Représentant(e)s aux ventes / Directeur du service / Aviseur(e)s technique / Directeur des pièces / Commis aux pièces / Directeurs(rices) financier(e)s / Réceptionnistes / préposée à la livraison.

Conservation et destruction des renseignements personnels fait périodiquement selon la durée de conservation requise par notre contrôleur : Nicole Gagné

[Autres parties : fournisseurs, consultants, par ex.] Riopel Consultant Informatique

Date d'adoption 22 septembre 2023

Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Volkswagen Ste-Agathe (« Nous ») reconnaît l'importance de protéger les renseignements personnels que recueillons auprès de notre clientèle (actuelle et passée), de nos employés, de nos fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités et ce, tout au long du cycle de vie de ces renseignements.

Advenant le cas où l'une de ces personnes souhaite déposer une plainte quant à la protection que nous accordons aux renseignements personnels que nous détenons, celle-ci peut le faire en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l'adresse suivante : resprenseignements@vwlaurentides.com

La plainte doit contenir les éléments suivants :

Identification du concessionnaire visé par la plainte;
Identification du plaignant : nom, coordonnées postale, téléphonique, et courriel.
Objet et motif de la plainte -- la plainte doit suffisamment être précise, dans le cas contraire le responsable de la protection des renseignements personnels pourra communiquer avec le plaignant pour obtenir toute information supplémentaire afin d'être en mesure d'évaluer la plainte;

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours qui suivent la réception de la plainte :

Envoyer, par écrit, un accusé de réception au plaignant;
Analyser la recevabilité de la plainte;
Répondre, par écrit, au plaignant. La réponse doit :
- Être motivée;
- Indiquer, le cas échéant, les mesures correctives prises pour modifier les pratiques et procédures visées par la plainte si celle-ci est jugée recevable;
- Indiquer le recours qui s'offre au plaignant si celui-ci entend contester la décision prise et les délais dans lesquels ils peuvent être exercés.

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit tenir un dossier pour chacune des plaintes reçues. Ce dossier doit contenir la plainte, l'analyse qui a été réalisée, la réponse transmise au plaignant et, le cas échéant, les mesures correctives qui ont été prises et les documents au soutien de la plainte.

Date d'adoption du processus : 22 septembre 2023

Durée de conservation des documents